Reuniões remotas são parte da realidade de quase todas as empresas neste período de pandemia. Pensando nisso, nosso escritório separou cinco dicas para você fazer videoconferências mais objetivas, facilitando a sintonia entre os envolvidos.

Combine com os participantes a sua DISPONIBILIDADE: Isso vai facilitar a comunicação e ajudar a encontrar uma data/horário que todos possam participar de uma reunião. Compartilhe sua agenda e mantenha definição de status na ferramenta de gestão que o time utiliza.

SE PREPARE: use um nome claro no invite e adicione à descrição quais são os objetivos, resultados esperados, ou se tem uma preparação prévia necessária dos participantes, como a leitura de algum documento/ artigo ou apresentação para fazer. Se você não é o anfitrião da reunião, se prepare separando algum material necessário ou anotando suas dúvidas.

Tenha os seus OBJETIVOS EM MENTE: Isso garante que a reunião seja eficiente e não dure mais que o necessário. A melhor dinâmica é eleger uma pessoa para guiar a equipe pelos tópicos que precisam ser conversados, anote os insights, decisões geradas. É importante que todos tenham acesso ao que foi documentado durante a reunião.

ORGANIZE o seu espaço:  Prepare o ambiente em que você está trabalhando com boa conexão de internet e certifique-se de que não será interrompido. Durante a reunião, coloque o seu microfone no mudo enquanto não estiver falando.

CENTRALIZE A INFORMAÇÃO e crie padrões de documentação: Um dos aspectos importantes para o alinhamento entre os times de trabalho é a documentação. Centralize pautas de reuniões, ideias, dados dos projetos em documentos compartilhados.